In un’azienda dove lavorano diversi soggetti può accadere che i dipendenti debbano sostenere delle spese e che ne debbano quindi richiedere il rimborso con la cosiddetta “Nota Spese”. L’azienda può stabilire, a sua discrezione, se richiedere le specifiche dei pagamenti in maniera dettagliata (analitica) con la presentazione degli scontrini e delle fatture, se adottare un sistema di rimborso forfettario prestabilito e fisso o un metodo misto fra questi due.
A rientrare nelle note spese possono essere diverse voci, in base al tipo di impresa e sempre a seconda di quanto stabilito dalla stessa. Le spese più comuni sono il vitto, l’alloggio, il viaggio e anche il parcheggio, ma ce ne possono essere anche di altre tipologie.
I dipendenti per richiedere il rimborso alla propria azienda, che di solito somma l’importo allo stipendio secondo tempistiche prestabilite, dovranno allegare il documento di nota compilato in modo corretto con i giustificativi di spesa.
Anche se, di fatto, non si tratta di operazioni difficoltose, la rendicontazione delle spese è tuttavia un procedimento che porta via molto tempo prezioso, senza contare la facilità con la quale si può cadere in errori di calcolo o di distrazione. Dubbi e perplessità relativi alle note spese non sono poi rari e anche in questi casi la consultazione del reparto amministrativo, porta via altro tempo.
In base a quanto detto è facile capire il motivo per il quale le note spese sono da tanti considerate un’amara questione da gestire.
Note spese rapide e precise: il processo di digitalizzazione
Con il progresso tecnologico e l’uso di Internet per la gestione della burocrazia e dei conti correnti, è stato possibile attuare un processo di digitalizzazione dei giustificativi spesa. Questo ha consentito, non solo di accorciare i tempi per sbrigare queste operazioni burocratiche, ma anche di farle in maniera molto più precisa, prevendo l’errore e problemi che ne conseguono.
Fino a qualche tempo fa questa attività era piuttosto laboriosa e portava via molto tempo, ma oggi anche fare le note spese è un iter molto più breve grazie al processo di digitalizzazione. Questo può avvenire, ad esempio, grazie ad una fotografia fatta con uno smartphone.
Un conto corrente online fatto per agevolare le imprese come Qonto possiede una funzionalità specifica per la gestione di ogni nota spese aziendale. Grazie a questo conto, che da smartphone si può utilizzare comodamente per mezzo di un’app dall’interfaccia semplice e chiara, è possibile caricare direttamente la foto sul sistema nel giro di pochi secondi.
I vantaggi di Qonto per gestire la nota spese aziendale
Anche le aziende che sono più restie all’utilizzo di sistemi digitali stanno progressivamente cambiando idea alla luce dei tanti vantaggi che il conto corrente Qonto può dare in termini di risparmio di tempo e, forse, anche di denaro.
Il procedimento è molto semplice e avviene grazie all’app di Qonto che consente all’azienda di dare maggiore autonomia ai propri dipendenti, ottimizzando la gestione di determinate operazioni. Con l’app, infatti, oltre a poter delegare la nota spese aziendale ai dipendenti è possibile fornire anche l’accesso (secondo le modalità desiderate) al conto corrente stesso grazie ad accessi multipli.
Per motivi fiscali, è importante sempre conservare gli originali cartacei delle ricevute e delle fatture. Digitalizzando le note spese, Qonto supporta e facilita la gestione delle fatture e il controllo delle spese aziendali.
Con Qonto, inoltre, è possibile avere una panoramica delle spese aziendali, anche globali da parte del titolare del conto, così da avere un controllo su tutte le spese effettuate in azienda.
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